P8-Kommunikationsguide zum CORONAVIRUS

1. Die Lage richtig beurteilen

Wie in der Beurteilung von Krisenfällen sollte auch im Zuge des Coronavirus die Kommunikation nach aktuellen Gegebenheiten eingestuft und entsprechend vorgenommen werden. Die Lage in ihrem Unternehmen sollte in wenig gravierend, gravierend oder sehr gravierend/katastrophal eingestuft werden – entsprechend eines Stufenplanes.

Spätestens ab Stufe gravierend ist an die Einberufung des Krisenstabes zu denken. Die Mitglieder des Krisenstabes beraten dann über alle Maßnahmen der Krisenkommunikation. Der Krisenstab hat folgende Aufgaben: einen gemeinsamen Wissensstand herstellen, die Kommunikationsmaßnahmen koordinieren und organisieren. Der Krisenstab wird – der Tragweite eines Ereignisses entsprechend – um weitere Personen ergänzt, um die Zuständigkeiten abzuklären, die Positionen abzustimmen und ein einheitliches Auftreten nach außen sicherzustellen.

 

Wichtige Fragestellungen zur Einschätzung der Lage:

  • Welche gesetzlichen Vorgaben beeinflussen Ihre Vorhaben? (zB. keine Veranstaltungen im Inneren über 100 Teilnehmer bzw. mit 500 Personen im Freien)
  • Wie entwickelt sich die allgemeine Lage zu Verdachts- und Krankheitsfällen im bzw. im Umfeld des Unternehmens?
  • Bestehen Verdachtsfälle bzw. wurde ein Fall in einem Betrieb bestätigt?
  • Gibt es Untersuchungen bzw. eine Quarantäne vor Ort?
  • Gab es Anfragen von Kunden bzw. hat sich deren Anzahl signifikant erhöht?
  • Treten mehr als nur vereinzelte Stornierungen von Aufträgen bzw. durch Gäste auf?
  • Bestehen Anfragen von Medien zum Betrieb im Unternehmen?

 

2. Kommunikationsregeln – was zu beachten ist

In der ersten Märzwoche verlautbart der IWF: das Coronavirus könnte Weltwachstum halbieren. Das klingt nach einer Krise. Passend dazu zitieren wir Max Frisch: Eine Krise ist ein produktiver Zustand – man muss ihr nur den Beigeschmack einer Katastrophe nehmen. Sofern das Coronavirus als Krise einzustufen ist – für Unternehmen gelten klare Regeln in der Kommunikation.

 

Am Ball bleiben: laufendes Monitoring

Laufendes Monitoring ist ein No-Brainer. Wesentlich dabei: Gleichen Sie Ihre Informationen mit den für Ihr Unternehmen relevanten Quellen laufend ab – sowohl durch persönliche Gespräche, über Medien als auch über Online-Portale. Sie müssen alle relevanten Informationen, sowohl für den Betrieb im Unternehmen als auch für die Mitarbeiter oder das Unternehmensumfeld am Tisch liegen haben. Dafür muss eine Person im Unternehmen zuständig sein.

 

Vorbereitung ist das halbe Leben

Die aus dem Monitoring für das Unternehmen relevanten Infos sollten in einer Taskforce zusammenlaufen. Dort können Sie analog zum Krisen- oder Kommunikationsstab die Strategie festlegen und nötige Maßnahmen setzen. Wir empfehlen auch, das bestehende Krisenhandbuch zu ergänzen oder ein eigenes Handbuch zum Coronavirus zu erstellen – dort können Sie auch Szenarien mitsamt internen Abläufen und (Kommunikations)Maßnahmen festhalten. Relevante Bereiche im Handbuch sind u.a.: Kontakte, Beurteilung der Lage, Rollen im Unternehmen, Krisen- bzw. Kommunikationsstab, Stakeholder-Kommunikation (wer kommuniziert über welchen Kanal was mit wem?) sowie Botschaften und Kommunikationsinhalte.

 

Ruhe bewahren – Panik vermeiden

Ihr Unternehmen ist vorbereitet – gut so! Jetzt gilt es im Anlassfall die Kommunikationshoheit zu bewahren. Dafür gilt ein Schlagwort: Rechtzeitigkeit. Werden Sie schnell aktiv und senden Sie genau dann wann es rechtzeitig erscheint eine Information an die relevante Zielgruppe. Das braucht natürlich eine Portion Bauchgefühl und einen kühlen Kopf. Wesentlich sind sachliche Infos zum Status Quo und künftigen Maßnahmen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Anweisungen und Verhaltensregeln!

 

Klare Rollen definieren

Wie immer im Unternehmen gilt speziell für eine etwaige Maßnahmen rund um das Coronavirus: eine klare Rollen- und Aufgabenverteilung im Unternehmen. Dazu bitte auch genau abwägen, welche Partner Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, welche Institutionen (zB. WKO) bzw. offiziellen Stellen (zB. Behörden und Stellen im Bundesland) relevant sind. Zu Gesundheitsfragen müssen und sollen Sie nicht sprechen, das ist ein klares Behördenthema. Bei Fragen zu wirtschaftlichen Auswirkungen soll die Gesundheit der Mitarbeiter bzw. das Verständnis für die Gesamtsituation im Vordergrund stehen.

 

Behutsam von innen nach außen kommunizieren

Es herrscht große Unsicherheit. Daher die Grundregel der Krisenkommunikation beachten: wenn möglich immer von innen nach außen kommunizieren. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter vor der Öffentlichkeit, stimmen Sie sich laufend mit den wichtigen Partnern ab. Nichtwissen bei Mitarbeitern oder Partnern erhöht die Unsicherheit und kann zu falschen Entscheidungen führen – ebenso ein Übermaß an Kommunikation. Sie müssen jedenfalls die Informationshoheit bewahren und eine Infoschiene zu relevanten Stakeholdern gelegt haben.

 

Betroffene ernst nehmen

Nehmen Sie Ängste ernst, thematisieren Sie aktuelle Entwicklungen und erläutern Sie warum Maßnahmen nötig sind bzw. getroffen werden. Versenden Sie allgemeine Infos im Unternehmen – um z.B. über eine bestehende Unsicherheit aufzuklären – dann verwenden Sie kalmierende Botschaften. Ist Ihr Unternehmen direkt betroffen, empfiehlt sich eine Absprache mit der Branchenvertretung und natürlich offiziellen Stellen.

 

Arbeit mit Experten

Nehmen Sie sich Experten für die verschiedenen Themenbereiche zur Seite – nicht nur in der Kommunikation, sondern zur Gesundheit, Experten zu wirtschaftlichen Entwicklungen und für Rechtsfragen. Greifen Sie auf Ihr gesamtes Netzwerk zurück und aktivieren Sie dieses, wenn nötig.

 

3. Infos für Stakeholder – Botschaften, die wirken

In der Kommunikation mit Stakeholdern gelten beim Coronavirus auch die allgemeinen Grundsätze wie: wiederholen der eigenen Kernbotschaften (festgelegtes Wording!), das Gegenüber ernst nehmen, auf die Fragen eingehen, sachlich formulieren, keine Negativbegriffe verwenden und angemessene Kommunikation in jeder Phase.

Bitte setzen Sie sich mit uns zur Formulierung von Botschaften und Texten für Ihre Stakeholder gerne in Verbindung.

 

4. Relevante Informationsstellen 

Informationen und aktuelle Meldungen erhalten Sie bei folgenden Stellen:

  • Infohotlines
    • Medizinische Auskünfte bei Symptomen: 1450
    • Bei allgemeinen Fragen zum Coronavirus: 0800 555 621
    • 24-Stunden-Hotline der AGES: Tel. 0800 555 621
    • Hotline der Wirtschaftskammer für Unternehmer: Tel. 0590 905-1111
    • Hotline zu reiserechtlichen Fragen: Tel. 0800 201 211

 

5. So geht’s weiter – der Ausblick ins Ungewisse

Dieser Absatz ist schnell abgehandelt: auch wir wissen nicht wie es weitergeht. Drei Dinge können wir Ihnen aber mit auf den Weg geben:

  1. Beherzigen Sie die oben genannten Empfehlungen und bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand.
  2. Vertiefen Sie Ihr Wissen zur Krisenkommunikation gerne hier in unserem Blog.
  3. Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns gerne jederzeit – in Krisenfällen unter unsere Hotline: 0664 / 512 52 52.

 

P8 Krisenkommunikation
Florian Heiß
0660 / 888 44 01
f.heiss@p8.eu

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